新年あけましておめでとうございます。税理士×企業内整理マネージャーの小野寺綾子です。
今年はブログの記事を出来るだけ書いていきたいと思っています。よろしくお願い致します。
私は税理士という職業柄、士業の方や経営者の方、営業の方等と名刺の交換をさせていただく機会が多く、年賀状もこれまで名刺を交換させていただいた方に、名刺を確認しながら書かせていただきました。
2018年、多くの方と名刺の交換をされた方も多いと思いますが、みなさまは名刺の管理はどのようにされているでしょうか？
私はまだ起業したばかりですので、いきなり名刺管理のアプリをどれにするのか決められていません。
最近は名刺管理のアプリで管理されている方も多いと思いますが、今回の記事は、私のように名刺管理アプリを使わずに行う名刺の整理と管理の方法についてのお話です。
「どの管理アプリにしようかな？」と迷われている方や、「もう少し枚数が多くなるまではとりあえずアナログな方法で。」という方のご参考にしていただければ幸いです。
どのような業種の方と名刺を交換することが多いですか？
ビジネスでは欠かせない名刺の交換。
みなさまはどのような方と名刺を交換されるでしょうか？
- 同業種の方との名刺交換が多い
- 異業種の方との名刺交換が多い
まずは、お手元にある名刺をすべて集めましょう！
どのような管理方法を選ぶとしても、まずはお手元にある名刺をすべて集めることからスタートしましょう。
「間引く」のではなく、「デスクに全部出す」ことがポイントです。
そして、１枚ずつ確認して、
- 「これからもご連絡しそうだな」
- 「今後、ご連絡をしているイメージがわかない・・・」「お顔が思い出せない・・・」
- 「ご連絡をするかもしれない」
の3種類に分類します。
この分類、とても疲れますが、とても大切です。
また、名刺がたくさん溜まってしまうと、分類するための多くの時間と気力が必要になりますので、定期的に見直せるように例えば「毎月１日は名刺見直しの日」というように、覚えておきやすい基準日を決めておくことが、名刺の整理を長く続けるコツです。
今後ご連絡することのなさそうな名刺は思い切って処分を。
分類ができたら、
- 「これから連絡をとるイメージがわかない・・・」「お顔が思い出せない・・・」
の名刺は、思い切って処分することをお勧めします。
と言っても、名刺はなかなか簡単に処分できないもののひとつですよね。
「せっかく頂いた名刺を処分するのは・・・」と躊躇されたり、「処分した後に連絡をとることになるかもしれないし・・・」という思いも過ぎると思います。
”捨てることへの罪悪感”を少し和らげたり、”万が一”に備えたい方は、処分する名刺を並べて、スマートフォン等で写真を撮ってみてはいかがでしょうか？
名刺をデータとして保存することによって、全部を捨ててしまうこともなく見返すことも出来ますね。
迷った名刺はまとめて一時的に保管を。
- 「ご連絡をするかもしれない」
の名刺は、クリップや輪ゴム等でまとめて一時的に保管をしましょう。
このとき、将来見直す日を決めることがポイントです。
1ヶ月先、3ヶ月先、半年先でも構わないので、見直す日を決めて名刺の束にメモを残します。
そして、そのメモをした日が来たら、もう一度名刺を見直してみます。意外と「なぜ迷ったのかな？」と思う名刺も見つかり、最初の頃よりも分類することが楽に感じる方も多いと思います。
また、メモした日を忘れないように、スマートフォンのカレンダーや手帳にメモを残すこともお忘れなく。
いよいよ一軍名刺の登場です！
長くなってきましたので、一軍名刺の収納については次回に書かせていただきます。
■ブキヨウ子育て備忘録■
風邪をひくと食欲がなくなる方が多い中、私は子供の頃から、風邪をひいても食欲旺盛でした苦笑。
年末から風邪をひいてしまった娘。
娘の食欲も衰え知らず。
恐るべし、DNA笑。
