せっかく交換した名刺を埋もれさせない！！次に繋がる名刺の整理と管理の方法。【アナログ編】②

こんにちは。税理士×企業内整理マネージャーの小野寺綾子です。

前回は、日々溜まる名刺について、「管理」の前段階に行う「整理」について書きました。

せっかく交換した名刺を埋もれさせない！！次に繋がる名刺の整理と管理の方法。【アナログ編】

今回は、前回の続きとなる、一軍名刺の管理方法についてのお話です。

「どの管理アプリにしようかな？」と迷われている方や、「もう少し枚数が多くなるまではとりあえずアナログな方法で。」という方のご参考にしていただければ幸いです。

一軍名刺は、自分にあった方法で管理することが大切です！

分類するときに迷うことなく「これからもご連絡する！」名刺は一軍名刺です。

前回の記事の冒頭でお話ししたどのような業種の方と名刺交換をすることが多いかによっても管理方法は異なると思います。

ポイントはいかにお目当ての名刺を取り出せるかという「検索性」です。

一般的には３つの方法があります。

五十音順：名刺を五十音順に並べて保管する方法です。
時系列：名刺をいただいた順番に前列に並べて保管する方法です。
業種別：業種別に名刺を分類して保管する方法です。

いずれの方法も、名刺フォルダや名刺ボックスに入れて保管します。

それぞれの方法にはメリット・デメリットがあり、まとめると以下のようになります。
ご自分にあった方法で管理できるように、ご参考になさってください。

業種別×時系列のミックスする方法で管理しています

私は、職業柄、弁護士や司法書士等の士業の方と名刺を交換させていただく機会が多いため、
業種別の管理があっています。
更に、日々多くの名刺を交換させていただいていると、なかなか１回でお名前を記憶することは
難しいです。
そこで、時系列でいただいた名刺を前列に並べるようにしています。

そうすることで、例えば
「この前ご挨拶させていただいた、池袋の税理士の方ってどなただったかな？」
という記憶でも、

①税理士の束の前列
②住所が池袋

から、お目当ての名刺を探すことができます。

無印良品の整理トレーが名刺にぴったり！

収納の方法は名刺ボックスや名刺フォルダーがありますが、私は名刺ボックスをお勧めします。
それは、名刺の出し入れが簡単にできるから！です。

人は目的のモノを取り出すときは、「ゴール＝取り出す」ことに集中しているので、多少面倒でもゴールにむかって動きます。
ですが、目的を達成した途端、そのモノへの興味は薄れてしまいます。

そのような時、名刺を戻しずらい方法で収納していると、名刺を戻すのが面倒になりそのあたりに置かれてしまうことが多くあるのです。

ですので、名刺を出すときはもちろん、戻すときも楽に戻せる名刺ボックスをお勧めしています。

名刺ボックスは、800円程度から購入できますが、私は無印良品のデスク内整理トレーを使っています。
無印良品のデスク内整理トレーは、名刺のサイズにぴったりなのです！

また、税込み190円とリーズナブルなお値段で、「どの管理アプリにしようかな？」と迷われている方や、「もう少し枚数が多くなるまではとりあえずアナログな方法で。」という方にもお勧めです。
さらに、管理アプリを導入することにした場合は、デスク内や違う場所で使うことももちろん出来ますので、安心して取り入れられることもポイントです。