昨日のブログでは、ワーママ目線でのテレワークのメリットをご紹介させていただきました。
このテレワークの実現は、実は簡単に達成出来たわけではなく、その前には仕事では切っても切れない「書類の整理」の成功がカギとなりました。
みなさんは「書類の整理」は得意ですか？
・「今は読まないけれど、後で読みたいからとりあえず机に置いておこう」を繰り返して、気づいたときは山積みになっている・・・
・「あの書類見たいな！」と思って探してみても、見つからなくて結局諦めてしまった・・・
・「後で必要になるかもしれないし」と捨てることが不安・・・
という方も多いのではないでしょうか？
私も同じです。
気が付くと書類が溜まっていることが今でもよくあります。
山積みの書類で損してる！？
「書類の整理」と聞くと気が重くなりますよね。
いつか片付けないといけないと分かっているけど・・・と、つい先延ばしにしてしまいがちだと思います。
でも、書類の整理が出来ていない状況は、
・スペースがもったいない
・時間がもったいない
・情報がもったいない
といった、もったいないだらけの状態であることも事実です。
片付いてスッキリとしているデスクで仕事をしたいけれど、山積みになった書類で作業スペースが狭くて仕事がはかどらなければ、スペースももったいないですし
時間も必要以上にかかってしまいますよね。
必要な書類がどこかにあったはず、と探していれば、探す時間ももったいないですし、見つからずにイライラしたり焦ってしまいます。
そして、活用するために保管していたはずの書類が見つけられなければ、その書類に書かれていた情報を活かすことができません。
このようなもったいないだらけの状態を「書類の整理」を行うことで、情報をすぐに探せて、閲覧できて、活用できるように変えていくことがとても大切だなと思っています。
書類整理の第一歩とは？
書類を整理すると言っても、何から始めていいか分からない！というお悩みもよく伺います。
最初の一歩は、必要な書類と不要な書類に分けること。これに尽きます。
「書類の整理」と聞くと、ファイリングをイメージされる方も多いですが、それはもう少し後のお話です。
まずは、必要or不要に分けることから始めましょう。
これは、書類に限らず、モノの整理の基本にもなっています。
私の娘も、片づけが得意なタイプではありませんが、保育園に通っている頃から、折り紙の作品を入れる箱がいっぱいになると、箱の中の作品をすべて出して、
お気に入りの作品とバイバイしてもいい作品に分けて整理することができました。
紙のファイリングとデジタルファイリング
必要な書類だけに出来たら、いよいよファイリングです。
その方法には紙のファイリングとデジタルファイリングの二種類があります。
「テレワーク」や「働き方改革」、「クラウドシステム」といった言葉が多く言われているので、デジタルファイリングのニーズは高まっている状況ですが、
紙のファイリングの方が使いやすい方もいらっしゃると思いますし、紙のファイリングの方が向いている書類もあります。
どちらにしようか迷ったときは、
・紙で持っていた方が便利か？
・紙で保存しなければならない書類であるか？
・デジタル化した方が便利か？
などを考えながら、少しずつマイルールを作って頂けるといいと思います。
私は書類の整理のメリットや、紙のファイリングとデジタルファイリングについて、特に法律で定められた法定保存年限についても触れながら、
ビジネスシーンに沿った書類整理のセミナーを予定しています。
今までよりもデスクワークが増えて書類と向き合う時間が多くなったなと感じられている方は、一度「書類の整理」について向き合ってみませんか？
