税理士収納アドバイザーが伝える
テレワークの効率アップ！ 一生役立つ文書の片付け＆電子化講座
新型コロナウイルス感染拡大に伴い、多くの方がテレワークを実施されていると思いますが、
テレワークの効率をさらに上げるために、書類の分類や紙文書のデータ化やデジタル化が難しい紙文書の管理の方法について、
どれも再現性が高く、誰にでも実行しやすいノウハウを、大手税理士法人勤務１７年の税理士×整理収納アドバイザーの私が
法的ルールも織り込みながらお届けするオンライン４回講座です。
イライラ・ムカムカ・ハラハラするモノを探す毎日から解放され、
無駄にしていたお金と時間と企業の資産である情報を有意義に使う企業を目指しませんか？
◆このような方にオススメします◆
- 本業が忙しく、書類が氾濫してしまい、片づけや管理まで手が回らない方
- 問い合わせが来たとき、見たい書類がすぐに見つからず、折り返しの対応になっている方
- 自分が担当しているお客様の資料は、自分のデスクにしまっている方
- 山積みの書類から必要な１枚を探すことに苦労している方
- デスクに書類が散乱し、狭いワークスペースで仕事をしている方
- 引出しやキャビネットにスペースがなく、床にファイルや書類を直置きしている方
- 紙の書類をスキャンしPCに保存しているが、どこに保存していたか忘れてしまいファイルを探す時間がかかっている方
- PC内のデータのうち、どれが最新のデータが分からず確認する時間がかかっている方
◆ご参加いただくことで、次のメリットやノウハウを得ることができます◆
- 探し物に時間を使わないため、時間短縮・残業軽減
- 大切なお客様を待たせない
- 機密情報についてのセキュリティ対策
- 一生使える書類の整理ノウハウ
- 紙での保存とデータでの保存のどちらが向いている書類なのかを判断できる
- 仕事の時間を短縮することでご自身のスキルアップの時間を確保できる
- スペースコストを削減することで毎月の固定費をカットできる
- PC内のデータを見たい時にスムーズに検索することができる
皆さまこんにちは！小野寺綾子です。
私は今から約20年前の大学卒業をした年の秋に、日本４大税理士法人のひとつである、
新日本アーンストアンドヤング株式会社（現 EY税理士法人）へ入所しました。
税理士法人では、多くのお客様の大切な企業情報や、財務データ等の機密文書を数多く取り扱っていました。
一言で「機密文書」と言っても、その種類は契約書、定款、謄本、税務署へ提出した届出書、
過年度の税務申告書、決算報告書、帳簿書類など実に様々なものがあり、そのすべてが紙での書類です。
ひとりの社員が担当する企業は10社から多い時で20社にも及ぶため、それらの機密文書を管理することは、大変気を遣う業務となっていました。
税理士は税務の専門家であり整理収納の専門家ではありません。そのため、当然ながら、ファイリングについては、大まかなルールはあるものの、細かい判断は個々の社員に委ねられていたため、部署異動や退職に伴い引継ぎを受けた担当企業の文書を確認するときは慣れないファイリングの方法にストレスを感じることも少なくありませんでした。
繁忙期になると、多くの業務をこなさなければならないにもかかわらず、必要な書類も探さなければならず、必要以上に残業をしていたと思います。また、お客様の文書だけでなく、自分のデスクには研修資料や書籍のコピー、マニュアルなども混在しており、必要性を感じて保管していたはずの資料が、確認したい時にすぐに取り出して見ることが出来ない残念な経験も重ねてきました。
プライベートでも学生の頃から片づけとは縁遠く、両親からは度々部屋を片付けるよう注意されていました。
結婚し子供が生まれた後も、共働き生活を送る日々は、時間に追われながら急いで帰宅した自宅は、きちんと片付いているわけもなく、
子供のおもちゃや、洗濯物、毎日ポストへ届く書類の山でごちゃごちゃ・・・。
ただ、片づけは嫌いでしたが、なぜか小さい頃からモデルハウスやデパートの食器売り場を見学することが大好きで、いつからか、ファッション雑誌よりも整理収納の本を読むことが楽しみのひとつになっていました。
独身時代は本を読んでいるだけでしたが、子供が少しずつ動き出すようになった頃、おもちゃを飲み込んでしまったり、ケガがあっては大変！と思うようになり、見様見真似で自宅を片づけ始めました。
すると、部屋が片付きだすと、子どもの安全面ばかりでなく、家事もスムーズにこなせる特典が付いてきてくれたことにとても驚きました。
以降、仕事だけでなく、育児や家事においても”効率的”というキーワードを大切に考えるようになり、その「仕組みづくり」をきちんと勉強するためのひとつとして、整理収納アドバイザー１級、オフィス環境診断士１級、企業内整理マネジャー等の資格を取得しました。
そんな中、職場ではファイリングシステムの導入や、紙書類を一斉に無くし全ての資料を電子化するという完全ペーパレス化が導入され、それによって、週3日の在宅勤務が可能となり、私にとってはとても画期的な改革となりました。
習得した整理収納アドバイザーの知識と実際に職場で導入された書類整理の経験から、きちんとした書類整理の方法を知ることができたのです。
実際、前職の税理士法人では、約３年前から完全にペーパレス化が実現され、リモートワークも推奨されるようになりました。
この新型コロナウイルス感染拡大の状況でも、以前からのリモートワーク体制が整っていたため、各社員が完全リモートワークに切り替えることはスムーズだったそうです。更に今では、出勤は月に多くて１～２回だけとなっていると聞いています。
私自身も、50枚の紙を使って行っていたお客様の税務申告を、現在では紙を1枚も使わずに申告することができていますし、
紙の文書やPC内のデータも体系的に保存することで、１年前に作成した書類やデータも迷うことなく確認することができています。
前職で100社以上、独立後の2年間で数多くの機密文書を取り扱ってきた中で確信したことは、
「文書管理の正しい知識を習得して実践すれば、誰でも文書に振り回されることなくスムーズに本業に集中することが出来る」
ということです。
私自身、コロナ禍で外出することが難しい状況でも、PC１台でこれまでと同様に仕事を進められているのも、
紙文書の削減とPC内データの整理を徹底しているから、のほかありません。
おかげで、家事や小学生の娘の育児を行うワーママ税理士ならではの隙間時間を使った効率的な仕事を行うスタイルを確立することが出来ています。
また、独立開業後に気付いたことですが、コピー用紙やインク代の消耗品費は意外とかかるものです。
この費用の削減だけでなく、事務所内の書類保管スペースの削減も嬉しい効果となっています。
私のように限られたスペースで業務を行っていらっしゃる方や、ご自宅で開業をされている方にはぜひ書類を整理することによってスペースの確保ができる実感を感じて頂きたいと思います。
個人情報の取り扱いが厳しく問われる昨今では、セキュリティ対策もおざなりにはできません。
そして、時間、お金、スペースは無限ではありません。
コロナ禍で新規顧客開拓が以前よりも難しくなっている今、書類整理を行うことで生み出された時間を使って、業績をアップさせるための自己学習に費やす時間を増やすこともできます。
その一歩としての「正しい学び」と「行動」。
税理士であり企業内整理収納アドバイザーであるからこそ、自身の経験を踏まえた事例や
保存年限等の書類整理についてのお困りごとについて個別にアドバイスし、
今後ご自身で書類の整理をできるようになることが、この講座の強みです。
◆セミナー概要◆
■日時：
《土曜午前コース 9:00～12:00》
- 第１回：2020年11月21日（土）
- 第２回：2020年12月5日（土）
- 第３回：2020年12月19日（土）
- 第４回：2021年1月16日（土）
《金曜夕方コース 15:00～18:00》
- 第１回：2020年11月27日（金）
- 第２回：2020年12月11日（金）
- 第３回：2021年1月8日（金）
- 第４回：2021年1月22日（金）
《２回集中コース 9:30～16:30（昼休憩1時間）》
- 第１回：2020年11月17日（火）
- 第２回：2020年12月1日（火）
■場所：オンラインZoom会場
■最少催行人数：全コース 各２名
■注意事項：セミナー中の録画、録音、スクリーンショット等は禁止いたします
◆セミナーカリキュラム◆
【０回目】個別コンサルティング
お一人30分の個別コンサルティングで、現時点でのお困りごとや取り扱っている書類の種類などの状況を伺います
【１回目】何のために？整理の目的を明確にする
□講座ガイダンス
□整理の4つのメリットとは？
【２回目】書類の一生とは？ライフサイクルを追いかけた管理を考える
□書類のライフサイクルとは？
□書類の保存年数の決め方とは？
□書類の種類とは？
【３回目】業務改善のヒントにも！？書類の棚卸しに挑戦する
□書類の見える化を実践
□書類整理の手順とは
□定位置を見直すタイミングとその方法とは？
【４回目】テレワーク時代の新常識！電子ファイリングを考える
□電子ファイリングのメリットとは？
□電子ファイリングが向いている書類とは？
□電子ファイリングにおける分類のルールの作り方
□検索性アップ！ファイル名・フォルダ名のネーミングのポイントとは？
※内容は一部変更される可能性があります
◆受講料金◆
「テレワークの効率アップ！ 一生役立つ文書の片付け＆電子化講座」は、他業種よりも書類と機密情報を多く取り扱ってきた税理士という士業である講師が大手税理士法人でも採用されている再現性が高く、誰にでも実行しやすいノウハウをすべてお伝えしたいと思います。
定価60,000円（税別）
実名と写真付きでの受講生インタビュー掲載にご協力頂ける場合
49,800円（税別）
◆受講特典◆
【特典１】お申込み後～講座開講までの間に、１人につき30分の個別コンサル付き
【特典２】毎回の講義を録画配信・PDFテキストデータ
【特典３】Facebook、メッセンジャーで講師によるフォローを講座期間中受けられます
お申込み〆切は11月18日（水）23:59まで
◆スタートアップセミナー◆
いきなりコースを申し込むのはちょっと自信がないな・・・とお考えの方のために、スタートアップセミナーを開催致します。
スタートアップセミナーでは、一生役立つ文書の片付け＆電子化講座でお伝えする内容を凝縮した内容をお伝えします。
まずは、スタートアップセミナーにご参加ください。
オンライン会議システムZoom(ズーム）を使って、ご自宅でパソコン画面をみながら気軽に受講いただけます。
■日時：すべて２時間
- 2020年10月19日（月）13:30 ～15:30
- 2020年10月23日（金）13:30 ～15:30
- 2020年11月6日（金）13:30 ～15:30
- 2020年11月7日（土）9:30～11:30
■内容
業務改善につながる！整理の４つのメリット
整理の仕方
書類の一生とは？
ファイリングの種類を知ろう
今後の標準への第一歩、電子ファイリング
情報の整理講座のガイダンス
情報の整理講座で得られるもの
※内容は一部変更される可能性があります
■場所：オンラインZoom会場
■定員：各回５名（最少催行人数 各回２名）
■費用：3,300円（税込）銀行振込
■注意事項：セミナー中の録画、録音、スクリーンショット等は禁止いたします
◆よくあるご質問◆
Q 片付けが苦手なので内容についていけるか不安です
私自身ももともとは片づけは大の苦手であり、今でも気が付くと書類が溜まっていることがよくあります。どなたでも最初は初心者ですし、お悩み事なども共有しながら一緒に進めていきますし、講座期間中、Facebookやメッセンジャーで講師によるフォローも行いますので、安心してご参加ください。
Q もともと収納スペースが少ないので難しいと思っています
半年経過した書類の利用率は10%、1年経過した書類の利用率は1%という統計があるように、鮮度が重要な書類にとって、保管が必要な書類はそれほど多くありませんし、電子ファイリングという選択もあります。本講座ではそのあたりについて詳しくお伝えします。
Q 参加したら書類が片付けられますか？
ただ参加しただけでは必ず片付けられるものではありません。実践が必要になりますが、その方法を講座では一つ一つ丁寧にお伝えしますので、講座に沿って実践して頂ければ、一生役に立つノウハウ得て頂けると確信しています。
Q 今は忙しいので、もう少し後でもいいかなと迷っています
「いつか整理すればいいや」「いっぱいになったら捨てればいいや」と思いながら、必要な書類が見つからない環境ですと業務も滞りがちではないでしょうか？あるべき場所に書類が保管され、保存しやすく検索しやすい環境は仕事の時間短縮・残業軽減だけでなく、スペースコストの削減や迅速な対応によるビジネスチャンスの拡大にも繋がるなど、ご自身の自由度が高い時間が増えるでしょう。
Q 訪問して書類を片付けて頂けないのでしょうか？
企業のみなさまが取り扱われる書類には機密情報が多く含まれていますので、第三者が直接触れることは禁止されています。また、書類が整理された状態をご自身で継続して頂くことこそが、この講座を受講して頂く本当の意味と考えていますので、ぜひ講座で得て頂いたノウハウを実践してあなたらしい書類整理のルールを構築してください。
Q 書類整理だけで業務改善ができるとは思えません
書類は情報資産です。その情報をどのように管理していくのかでその情報が力となるのか、目減りしていくのかの分かれ道となります。書類を整理することにより、業務内容を棚卸しすることに繋がり、業務内容が明確になると共に、ご自身のビジネスの強みが分かるようになったというケースもありますので、ぜひ業務改善に書類整理をお役立てください！
◆講師のプロフィール◆
税理士×企業向け整理収納アドバイザー 小野寺綾子
社長と従業員が「５時で帰る」ことをサポートするワーママ税理士。
1979年神奈川県生まれ。１児の母。
設立後間もない企業のバックオフィス業務の仕組み化とオフィスの環境改善をサポートする専門家。
「社長が５時で帰る５つの時短術」をベースに、最短６回のコンサルティングで効率的な経理の方法から書類管理の仕組みまでを
一緒に作り上げることを得意としている。
税理士法人での勤務時代に育児休暇から復帰した後、時短勤務・子育て・税理士資格取得のための通学という三足の草鞋を履く生活を選ぶが、
保育園・自治体のファミリーサポート支援・ベビーシッターをフル活用しながら、ワーママ生活を過ごす。
ところが、時短勤務の最中、夫の仕事の都合で埼玉県熊谷市に転居することになり、東京までの65kmの距離を通勤する従業員700名の会社の中でのただ一人の新幹線通勤者となる。
これまでと同様の仕事の成果を求められる中で、いかに無駄を省き効率的に仕事を進めるかという「ひとり働き方改革」を自問自答しながら
実行する２年半を過ごしながら、特にExcelを活用した作業効率化に力を入れて取り組みながら顧問先の経理業務や人事労務サポート業務を行うことで、頻繁に操作するExcelファイルを、関数や機能を活用して改善したことにより、毎月の作業時間の削減に成功する。
その後、会社の移転を機に、「紙」が欠かせない税理士業界では画期的な「完全ペーパレス化」が導入され、週３日の在宅勤務が可能となり
週に540分の通勤時間と子供の急病からのプレッシャーから解放されると共に、それまでよりも仕事を最後まで責任を持ってやり切れることが可能となった。
独立開業後、勤務時代に培ったExcelの知識と経験を使って、
顧問先の経理担当者の3時間かかる集計作業を15分で完了、
作成に3日かけていた書類を30分で完成、
1週間かかる入力作業を2日で完了する仕組み作成
をし、大幅な人件費削減実現に好評を頂いている。
また、自身の確定申告書作成業務においても、それまで当たり前のように50枚の紙を使って作成していた確定申告書を紙を１枚も使わずに作成し、コピー用紙やインク代の消耗品費の削減だけでなく、事務所内の書類保管スペース削減と、パソコンがあれば仕事ができる環境を整えることにより、ワーママ税理士ならではの隙間時間を使った効率的な仕事を行うスタイルを確立している。
ひとりで何役も担う新米社長にとっての経営の守りである経営管理を味方につけること、そして、オフィスの環境改善を整えることにより毎月かかっていた固定費用を削減することにより、会社に利益を残すことを実現し、お金と時間と気持ちの余裕を持つことによりアイデアと笑顔が生まれるお手伝いをすることお約束します。